Un tableur est un fichier qui voyage

Tableur : la règle qui compte avant les formules

1. Un tableur est un fichier qui voyage

   La plupart des problèmes de ce cours disparaissent si une règle est comprise dès le début : un fichier de tableur est envoyé par courriel, déposé sur un espace de stockage, et ouvert sur un poste qui n'est pas le vôtre. Ce n'est pas un programme, c'est un support de données.

   Ce qu'un fichier peut contenir malgré tout

   La règle est contre-intuitive : des données à caractère personnel n'ont pas besoin d'être identifiables par vous pour en être. Une liste de noms, d'adresses, de dates de naissance ou de salaires est une donnée à caractère personnel, que la personne ait ou non donné son accord, et que le fichier la rende ou non directement exploitable.

   La conséquence est simple : un fichier envoyé par courriel contenant des noms est un traitement de données à caractère personnel, avec les obligations qui s'ensuivent — base légale, information des personnes, durée de conservation, sécurité. C'est le premier réflexe à transmettre à un stagiaire, et il est très souvent absent des formations.

   La demande d'accès, qui arrivera toujours

   Toute personne concernée peut demander l'accès à ses données. Quand elle le fait, il faut pouvoir dire où elles sont. Un tableur envoyé par courriel, une copie sur un bureau, un fichier dans un dossier partagé : chaque copie est un endroit où il faudra chercher, et un endroit où l'information a pu être dupliquée à votre insu.

   La parade opérationnelle est simple : poser une un seul emplacement de référence par jeu de données, et toute copie temporaire supprimée à la fin du travail. Ce n'est pas une contrainte administrative, c'est ce qui rend possible une réponse à une demande d'accès en quelques minutes au lieu de plusieurs jours.